CODIGO DE ETICA DE CARAVELA LIMITED


PRESENTACIÓN

El presente código de ética es un documento que permite comunicar a los colaboradores de la compañía y a todos los terceros con quienes la misma tiene vínculos, los valores, responsabilidades y normas de conducta que gobiernan las actividades de Caravela Limited (en adelante "Caravela" o "la compañía") y todas sus subsidiarias, dentro de parámetros de comportamiento personal, colectivo y empresarial, regido por los principios establecidos por la compañía.

El presente Código de Ética es de obligatoriedad para todos los colaboradores de Caravela y constituye un conjunto de principios básicos de carácter enunciativo. Es un compromiso y obligación de todos los miembros dar cumplimiento a cada uno de los lineamientos entregados en el presente Código en cada una de las actividades realizadas en el día a día, ejecutando su trabajo desde la prudencia, criterio profesional y compromiso ético con la labor encomendada.

Igualmente, se espera que las organizaciones que contratan con nuestra compañía así como sus colaboradores, se relacionen con Caravela bajo los estándares del presente Código.

ARTICULO 1 - CONFLICTOS DE INTERÉS

Los colaboradores de Caravela Limited, sus subsidiarias y afiliadas no deben usar los “Relacionados Comerciales” de Caravela (definidos estos como clientes, proveedores, competidores, etc.) en su propio beneficio. Además, estos colaboradores no deben permitir que intereses personales afecten adversamente los negocios de Caravela.

Por consiguiente, los colaboradores de Caravela no pueden, ni directa ni indirectamente a través de intermediarios o miembros de su familia, tener participación en ningún Relacionado Comercial de ninguna compañía de Caravela, sin aprobación escrita previa de la Gerencia. Esta prohibición incluye tener, en cualquier Relacionado Comercial, una participación en capital, participación en utilidades, opción de acciones, comisiones, relación laboral, o de consultoría, participación en juntas directivas u otros intereses comerciales, o personales en cualquier Relacionado Comercial. Esto no incluye inversiones en títulos cotizados en bolsa que representen menos del 2% de las acciones o títulos de deuda de una compañía.

Todo colaborador debe reportar por escrito cualquier interés de este tipo en algún Relacionado Comercial antes de iniciar su empleo. Igualmente, todo colaborador deberá obtener aprobación escrita previa de la Gerencia antes de entrar en cualquiera nueva situación que podría crear un conflicto de intereses, incluido relaciones comerciales a nombre de la compañía con un familiar hasta el tercer grado de consanguinidad o de afinidad civil.

Parágrafo 1. Aceptación de Obsequios

Si algún colaborador recibe algún obsequio o algún otro beneficio de un valor superior a USD 100 (o su equivalente en la moneda local) de parte de un Relacionado Comercial, él o ella deben inmediatamente hacer un reporte por escrito indicando la naturaleza de este obsequio, su procedencia y su valor aproximado.

Para este propósito, “beneficio de valor” incluye todos los objetos y servicios, viajes o atenciones recibidos o comprados por un colaborador a los Relacionados Comerciales por un valor por debajo del precio justo de mercado. Esto no incluye comidas normales de negocios.

Parágrafo 2. Prestamos

Los colaboradores no deben aceptar préstamos o garantías de préstamos o incurrir en deudas de ningún tipo con los Relacionados Comerciales. Esta prohibición no incluye préstamos en condiciones comerciales normales de instituciones financieras reconocidas, siempre y cuando estos préstamos no estén vinculados a actividades financieras de compañías de Caravela.

Ningún colaborador extenderá préstamos a, ni recibirá prestamos de otro colaborador de las compañías de Caravela, sin previa aprobación por escrito de la Gerencia.

Parágrafo 3. Productos de CARAVELA

Ningún colaborador puede obtener ninguna ganancia o beneficio personal comercializando ninguno de los productos de Caravela.  Los colaboradores deberán cumplir con las políticas internas de compra y las restricciones de reventa de tales productos.

Parágrafo 4. Otras Actividades

Los colaboradores de tiempo completo no pueden ejercer ninguna otra actividad remunerada, salvo servicio militar obligatorio o de reserva.  Ejercer cualquier otra actividad remunerada requiere de aprobación escrita previa por parte de la Gerencia.

Parágrafo 5. Confidencialidad

Los colaboradores deberán mantener en secreto la información confidencial de todas las compañías de Caravela, tales como información financiera, listados de clientes, propiedad intelectual, etc., y únicamente divulgarla como aporte a los negocios de Caravela, dentro de sus funciones establecidas. Estas normas continuarán incluso después de terminado el contrato de trabajo. Su divulgación o el uso no autorizado de la misma se considera una falta grave, que amerita un proceso disciplinario terminando inclusive en el despido por justa causa y puede tener consecuencias civiles o penales.

Si se presentan dudas sobre el manejo de la información confidencial o privilegiada debe consultarse con el Country Manager sobre su autorización.

Si se entrega información confidencial o privilegiada con justa causa, se debe informar la naturaleza de la confidencialidad, así como se debe requerir a los terceros la suscripción de un Compromiso de Confidencialidad.

De la misma manera Caravela respeta la información confidencial y privilegiada de terceros, sus derechos de propiedad intelectual e industrial. Todos nuestros colaboradores deben respetar dichos derechos, razón por la cual no se permite el uso de dicha información para beneficio de nuestra compañía, si la misma no se ha obtenido con autorización expresa de su dueño.

Parágrafo 6. Violaciones

Las presentes normas de la política de Conflicto de Intereses, las cuales pueden ser enmendadas cada cierto tiempo, son parte integral de los términos y condiciones de los contratos de trabajo o de prestación de servicios. La violación de cualquier condición mencionada anteriormente constituirá justa causa para poner término al contrato de trabajo o de prestación de servicios.

ARTICULO 2 – MEDIO AMBIENTE

Mediante la promulgación de los siguientes principios de conducta, la compañía ratifica su compromiso de mantener el equilibrio de oferta – demanda ambiental en sus áreas de influencia y compromete en este propósito al personal administrativo, operativo y visitantes.

Parágrafo 1. Motivación

Caravela, consciente de que el buen manejo del entorno requiere un conocimiento básico de su equilibrio ecológico, promueve la difusión de sus principios ambientales y de programas específicos en este campo (Gestión Ambiental está encaminada a proteger el Medio Ambiente de contaminación y daño asociado directamente o indirectamente con sus operaciones), entre su personal administrativo, operativo, contratistas, visitantes y entre las comunidades de su área de influencia. 

Parágrafo 2. Planificación Ambiental

Las actividades de la compañía, cuya ejecución implique riesgo para el medio natural, cuentan con una adecuada planificación ambiental.

Parágrafo 3. Protección ambiental

Todas las instalaciones de Caravela no sólo dan cumplimiento a las normas de protección ambiental dictadas por los Gobiernos Nacionales o por las autoridades locales, sino que también están orientadas por las mejores prácticas y tecnologías disponibles de protección y conservación ambiental.

Parágrafo 4. Responsabilidad ambiental

El buen manejo ambiental es parte integral de las actividades académicas y por tanto es responsabilidad de cada dependencia y del personal que allí labore.

Parágrafo 5. Prevención

Las acciones dirigidas a preservar el equilibrio ecológico, se enfocarán más hacia la prevención que a la corrección de los impactos negativos sobre el medio ambiente.

Parágrafo 6. Conservación y mitigación

Conservación y mitigación de los recursos ambientales, tanto naturales como culturales, en la realización de las actividades.

ARTICULO 3 - REGIMEN DE NO DISCRIMINACIÓN E INCLUSIÓN SOCIAL

Cualquier tipo de discriminación, exclusión o distinción basada en el género, orientación sexual, religión, raza, nacionalidad, discapacidad, edad, entre otros, son conductas que rechaza y prohíbe la compañía hacia los colaboradores y hacia terceros. Caravela tiene como principio fundamental el respeto por los derechos humanos y de la niñez, por lo que las prácticas de trabajo infantil y esclavitud en la compañía son estrictamente prohibidas e inaceptables en la misma. Caravela promueve conductas de libre desarrollo, bienestar, igualdad, dignidad que favorezcan a sus colaboradores y en las comunidades en donde opera la compañía.

ARTICULO 4 - PROTECCIÓN Y USO DE LOS ACTIVOS

Es responsabilidad de los colaboradores proteger celosamente los activos de la compañía. Lo anterior, incluye el uso de todos los elementos y herramientas de comunicación tales como internet, teléfonos, equipos de cómputo y demás herramientas informáticas, ofimáticas y tecnológicas así como la maquinas utilizadas en los procesos de producción y control de la calidad. Los muebles y equipos de la compañía incluidos los aparatos celulares, sin importar su condición, no podrán prestarse, venderse, alquilarse, destruirse o regalarse.

Los teléfonos de la compañía no podrán utilizarse para llamadas personales de larga distancia, excepto cuando éstas sean autorizadas de manera específica o de acuerdo con prácticas adoptadas por la compañía. Las llamadas locales podrán efectuarse siempre y cuando no se afecten los negocios y actividades de Caravela. Los demás servicios de comunicaciones de la compañía no podrán usarse para fines personales.

Para información adicional sobre el uso específico de los computadores se puede consultar la política de utilización del computador y manejo de la información de la compañía.

ARTICULO 5 - REGISTROS DE CARAVELA

Para el cumplimiento de las obligaciones legales, económicas y administrativas de la compañía se requieren registros exactos y confiables. Los comprobantes, cuentas, registros de nómina y demás datos deberán ser completos, ordenados y verdaderos. Todos los archivos deberán mantenerse de acuerdo con las prácticas y procedimientos legales y de conformidad con las normas adoptadas internamente por la compañía. Ni en los libros de Contabilidad, ni en algún otro  documento o soporte podrá efectuarse ningún registro, omisión o falsificación con la intención de omitir o distraer la verdadera intención de la transacción para el beneficio personal del colaborador.

ARTICULO 6 - DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL

Todas las ideas, técnicas, procesos o inventos relacionados con las actividades de la compañía y que hubiesen sido desarrollados por colaboradores de Caravela durante su vinculación a ella, o por contratistas, además de ser confidenciales, son de propiedad exclusiva de la compañía

Todo material, ideas, procesos, sistemas o inventos que no hagan parte de la compañía deben ser respetados y Caravela no debe comercializarlo para beneficio de la compañía

Es obligación de todo colaborador informar al Equipo de Control Interno de Caravela sobre cualquier sustracción, plagio, copia o uso indebido de los sistemas, procedimientos y métodos de Caravela. 

ARTICULO 7 - RELACIÓN CON EL CLIENTE

Todos los colaboradores de la compañía y en especial aquellos que desarrollan su trabajo directamente con los clientes, deben fomentar la presentación del servicio en un ambiente de respeto, amabilidad y transparencia, otorgando información oportuna, concreta y veraz, según las necesidades del cliente. 

De la misma manera, se espera que nuestros clientes compartan nuestros principios, por lo cual nuestro Código es publicado en la página web de la compañía con el fin de dar cumplimiento a todo lo establecido en el mismo y en las leyes y normas pertinentes. Dado lo anterior,  si se determina que un cliente está involucrado en actos ilegales o no éticos que atente contra el presente Código, se debe dar por terminada la relación comercial.

ARTICULO 8 - RELACIÓN CON LOS ACCIONISTAS

La relación entre los accionistas y la administración se realizará de acuerdo a los parámetros establecidos en los estatutos de la compañía y atendiendo a las prácticas de buen gobierno.

ARTICULO 9 - RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES

Caravela busca dar oportunidad a todos los proveedores, sin generar falsas expectativas.  La vinculación de los proveedores parte de criterios de calidad, transparencia, relación a largo plazo, cumplimiento y competitividad.

Se promueve la práctica y cumplimiento del Código, con el fin que todos los proveedores desarrollen sus actividades bajo el marco de las leyes y normas establecidas, así mismo se respetan todos los acuerdos y compromisos establecidos en los contratos, razón por la cual esperamos que los colaboradores que representan a los proveedores de la compañía se relacionen con la compañía de acuerdo a los lineamientos del Código.

Es deber de todos en el momento de observar comportamientos que no se encuentran alineados con el Código, iniciar las correspondientes acciones para corregir dicha situación.

ARTICULO 10 - RELACIÓN CON LOS COMPETIDORES

Caravela tiene como principio competir con prácticas transparentes de calidad e innovación de los productos y servicios, y no por el desarrollo de prácticas ilegales, por lo cuál es prohibido obtener información de los competidores de la compañía que no han sido publicados oficialmente o que no han sido autorizados para su entrega.

Igualmente se consideran prácticas ilegales los acuerdos de precios, la manipulación de la oferta y la manipulación de los precios, por lo que dichas prácticas serán sancionadas conforme a lo estipulado en la ley.

Por lo anterior, todo acuerdo que se suscriba con los competidores de la compañía debe contar con el aval jurídico que certifique que él mismo no infringe la regulación establecida.

ARTICULO 11 - SOBORNO Y EXTORSIÓN

Caravela rechaza cualquier acto de corrupción, por lo que es prohibido el soborno y la extorsión, tanto para las negociaciones realizadas con terceros o a nivel interno de la compañía, así como con organizaciones al margen de la ley.  Igualmente es prohibido prometer, ofrecer, pagar, entregar, demandar, exigir o recibir cualquier suma de dinero en efectivo o en especie, de o aun tercero, directa o indirectamente, sin cumplir con los niveles de autorización establecidos de acuerdo a los procesos de la compañía.

Todas las actividades desarrolladas deben partir del principio de la transparencia y cumplimiento de las leyes y normas anticorrupción.

En caso de identificarse una situación de soborno o extorsión, la misma deberá comunicarse al siguiente canal de comunicación establecido por la compañía mailbox@caravela.coffee, para tomar las medidas disciplinarias y en caso de ser necesario, las medidas legales correspondientes. Caravela está comprometida en conducir sus operaciones de manera transparente e integra. Bajo ninguna circunstancia está permitido el soborno y/o extorsión. Si alguna persona en la compañía está siendo objeto de soborno y/o extorsión en sus relaciones de trabajo, dentro o fuera de la compañía, debe reportarlo de inmediato. De igual forma, cuando se conozca el caso de una tercera persona de la compañía que esté siendo objeto de alguna clase de extorsión y/o soborno, es nuestra responsabilidad reportarlas.

ARTICULO 12 - LAVADO DE ACTIVOS

Es prohibido realizar cualquier transacción para esconder el origen real de fondos ilícitos o para que se sepa que cuentan con un origen de actividades licitas. El lavado de activos involucra actividades ilegales como el terrorismo o el tráfico de drogas, entre otras.

Caravela está comprometida a cumplir a cabalidad con las leyes y regulaciones contra el lavado de activos, así como a implementar las acciones pertinentes para evaluar las relaciones comerciales que permitan asegurar la integridad de las operaciones que desarrolladas.

ARTICULO 13 - SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD EN EL TRABAJO

Es prioridad para la compañía prevenir cualquier tipo de incidentes laborales y salvaguardar la seguridad y salud de todos los colaboradores. Por esta razón todos son responsables de generar ambientes de trabajo seguros y demostrar comportamientos orientados a la seguridad y salud.

Todos los miembros de Caravela deben estar comprometidos y ser responsables enreportar cualquier riesgo potencial para la salud y seguridad que se identifique en el lugar de trabajo, así como detener cualquier actividad laboral que sea considerada como riesgosa.

Es obligación de todos los colaboradores asistir a las capacitaciones y entrenamientos proporcionados por la compañía para la identificación de riesgos en el ambiente de trabajo, así como dar cumplimiento a las leyes, normas y estándares consignados en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de cada territorio.

ARTICULO 14 - REDES SOCIALES

La participación de todos los colaboradores de Caravela en las redes socialeses de carácter personal y no tienen ninguna relación con la compañía. Sin embargo, en caso de requerir utilizar las redes sociales con fines asociados a la misma, el colaborador deberá identificarse claramente, contar con la autorización escrita del Country Manager y seguir los siguientes parámetros:

i. Toda publicación debe estar alineada con los principios y valores de la compañía.

ii. Cumplir con los lineamientos sobre manejo de información confidencial y privilegiada.

iii. Ser respetuoso en la forma como se expresa ante la comunidad.

iv. No ofrecer productos o servicios no autorizados por la compañía, ni crear falsas expectativas.

v. El uso de las redes socialessin la autorización expresa de la compañía, será siempre a título personal del colaborador.

ARTICULO 15 – ADMINISTRACIÓN

El código de ética estará siempre actualizado, accesible, de fácil comprensión para los colaboradores y relacionados comerciales de Caravela.

Parágrafo 1. Difusión y actualización

Cada trimestre se realizará a los colaboradores de la compañía una divulgación y comunicación del código de ética de Caravela.  Cualquier inquietud o aclaración sobre los lineamientos registrados en el presente código, podrá ser solicitada a la Dirección de Recursos Humanos de cada subsidiaria o en su defecto al Country Manager. La auditoría interna de la compañía realizará una evaluación anual del nivel de apropiación de la información que se suministró y divulgó en el código de ética.

Parágrafo 2. Sanciones

Las violaciones a este Código serán objeto de sanciones, las cuales se aplicarán en función de la gravedad de las faltas cometidas, pudiendo ir desde la amonestación, despido, hasta la denuncia penal ante las autoridades competentes.

ARTICULO 16 - SISTEMA DE DENUNCIAS

Todos los integrantes de Caravela deben reportar cualquier caso que pudiera constituir una desviación a este Código de Ética en el buzón de felicitaciones, peticiones y denuncias de Caravela. Igualmente se solicita y agradece a cualquier tercero relacionado con la compañía, ya sea proveedor, cliente, competidor u otro, reportar cualquier transgresión que considere se presente al siguiente código,  por medio del correo mailbox@caravela.coffee. Si se identifica algún caso de soborno o extorsión, se debe comunicar por este mismo medio.

Los mensajes recibidos tendrán un manejo confidencial y en caso de ser una denuncia, su identidad será reservada, se tomarán las medidas disciplinarias y en caso de ser necesario, las medidas legales correspondientes.

ARTICULO 17 - CUMPLIMIENTO NORMATIVO Y ADMINISTRATIVO

La Compañia y por tanto sus colaboradores, acatan las leyes, reglamentos y normas de regulación de cada una de los territorios donde tiene presencia, razón por lo cual los funcionarios deben propender por su conocimiento, sin que el mismo represente un conocimiento detallado de las normas, pero si un conocimiento general. 

Independientemente del cargo o posición que desarrolle el colaborador, se espera un comportamiento adecuado y correcto, consistente con los principios de la compañía. Cada colaborador de Caravela es responsable de ejercer control sobre sus propias funciones y si lidera algún equipo de monitorear el cumplimiento de las diferentes responsabilidades del personal a su cargo con el fin de dar cumplimiento a la misión y visión de la compañía.

ARTICULO 18 – VIGENCIA
Las disposiciones contenidas en el presente Código de Conducta son de obligatorio cumplimiento y entran en vigor a los cinco (5) días hábiles siguientes a su aprobación por la Gerencia de Caravela, en su versión original, así como en las modificaciones que se efectúen a su contenido.